DATEV DMS classic für Unternehmen ist zum Ende des Jahres 2023 abgekündigt. Die meisten Kanzleien haben bereits erfolgreich auf das neue DMS von DATEV umgestellt. Doch was machen Unternehmen / Mandanten? Wir stellen Ihnen heute mögliche alternative Anbieter vor und zeigen Ihnen, welche neue Möglichkeit DATEV als Ausweichlösung anbietet. Wir werden Ihnen aber auch erläutern, was es bei diesem notwendigen Wechsel zu beachten gilt. Es ist Zeit zu handeln, die Umstellungen müssen geplant sein.
Die von DATEV favorisierten Lösungen sind Unternehmen Online (ggf. in Kombination mit Belegfreigabe online) oder ELO for DATEV. Hier können die typischen Prozesse, wie z. B. eine Rechnungseingangsprüfung, abgebildet werden.
ELO for DATEV enthält eine standardisierte Lösung zur Übernahme der bestehenden Dokumente inkl. der Möglichkeit, diese mit Beleglink weiterhin im DATEV Rechnungswesen anzeigen und buchen zu können.
Bei Unternehmen Online besteht keine standardisierte Möglichkeit zu Übernahme der Belege von DMS in die Belegverwaltung Online – hier könnte aber das sogenannte DATEV DMS als Produktwechsel-Archiv als Ergänzung für die bestehenden Belege dienen.
Die alternativen Anbieter
Natürlich gibt es viele weitere DMS-Systeme neben der favorisierten Lösung ELO for DATEV. Diese grenzen sich jedoch meist durch einen nennenswerten Unterschied von ELO for DATEV ab. Der Beleglink von der Buchung zum Dokument ins DMS kann bei den meisten anderen DMS-Systemen – ausgenommen DATEV DMS classic und ELO für DATEV – nicht weiterverwendet werden. Hat dieser Link in Ihrer bisherigen Arbeit keine große Rolle gespielt, können Sie unter Beachtung eines weiteren wichtigen Punktes auf unsere DMS-Alternativen ausweichen.
Dringend beachten: Alle von uns in der Betreuung befindlichen DMS-Anbieter verfügen über eine Schnittstelle zur DATEV.
Unzählige Möglichkeiten: Jeder unserer alternativen DMS-Anbieter hat einen sehr großen Funktionsumfang, der sich ganz an Ihre Bedürfnisse anpasst. So bieten zum Beispiel alle Anbieter eine Rechnungsprüfung bzw. eine Dokumentenprüfung an, die durch unterschiedliche Teilnehmer möglich ist. Welcher der alternativen Software für Sie die richtige ist, können wir nach einem ersten Gespräch ermitteln. Die Preisspannen liegen bei beispielsweise zwei Benutzern zwischen 20,00€ und 60,00€ monatlich.
Alternative DMS Anbieter:
- DOCBOX DMS
- Aktefix
- Belegebox.
Live erleben – Save the date: DIGIDAY 2023
Für einen besseren Überblick zeigen wir Ihnen gern alle DMS-Lösungen unseres Portfolios im Live -Betrieb. Neben Individualterminen präsentieren wir Ihnen unsere Alternativen auch am 12.10.2023 online auf unserem DIGIDAY für Unternehmen. Die Präsentationen werden so über den Tag verteilt sein, dass Sie die Möglichkeit haben, in alle Systeme einmal reinzuschnuppern. Selbstverständlich haben Sie im Nachgang jeder Vorstellung die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Die Art der Übernahme von Bestandsdokumenten aus dem DATEV DMS classic klären wir bei jedem DMS-Anbieter im Einzelfall ab. Unser DIGIDAY ist selbstverständlich kostenfrei.
Die neue mögliche Alternative der DATEV: “DATEV DMS als Produktarchiv”
Was kann diese Lösung, was nicht und warum bezeichnet DATEV sie als Archiv?
Im Grunde genommen handelt es sich bei der neuen Alternative um das originale DATEV-DMS, wie es Kanzleien kennen.
Es gibt 2 kleine Einschränkungen:
- Die Anzahl der Benutzerlizenzen ist begrenzt auf die Anzahl der normalen DATEV-Lizenzen (PC-Zähler).
- Das Zusatzprodukt “DATEVconnect Dokumentenmanagement” kann nicht dazu gebucht werden.
Hier finden Sie die vollständige Leistungsbeschreibung: https://apps.datev.de/help-center/documents/0904289
Gern sind wir bei der genauen Eruierung behilflich, ob das eine Option für Sie darstellt.
Was kann diese Lösung nicht:
- Es gibt keinen Rechnungsprüfungsprozess (fest definierte Prüfschritte zur sachlichen und kaufmännischen Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen).
- Es gibt keinen Buchungsassistenten (OCR-Erkennung von Rechnungen mit Vorkontierung).
- Es gibt keine individuellen Lösungen und keine Zusatzmodule (z.B. Metadaten Import, Flexibler Zugriffsschutz).
- Es gibt keine E-Mail-Benachrichtigung über z.B. neu gespeicherte Belege.
- Welche weiteren bei Ihnen eingesetzten Funktionen sonst noch betroffen sind, können wir in einer individuellen Prüfung Ihres Systems herausfinden. Melden Sie sich einfach bei uns!
Auch wenn Sie noch keinen Plan haben, wie es mit Ihrem DATEV-DMS classic weiter gehen soll, sprechen Sie uns hierzu an! Die Zeit läuft – ab 1.1.2024 können Sie die bisherige Lösung nicht mehr einsetzen.
Übrigens besteht generell die Möglichkeit einen kompletten Export des Dokumentenbestandes durchzuführen, der dann später in ein neu eingeführtes DMS importiert werden könnte.