DIGITALE LÖSUNGEN FÜR EINSTEIGER & PROFIS
Sommer, Sonne, Signaturen und viele spannende Neuerungen für die zweite Hälfte 2023
Merken Sie es auch? Die Sonne scheint häufiger, die Temperaturen steigen, die Tage werden heller und Endorphine sorgen wieder für richtig gute Energie! Lassen Sie uns gleich auf dieser Welle der guten Nachrichten bleiben – FP Sign hat viele praktische Neuerungen im Gepäck, die Ihre Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zusätzlich erleichtern werden. Für alle unter Ihnen, die FP Sign noch nicht kennen, haben wir alle wichtigen Informationen noch einmal zusammengestellt. Spannendes gibt es auch bei der DATEV. Seit kurzem gibt es im Zuge der Abkündigung von DATEV DMS classic zum Ende des Jahres als weitere DMS-Alternative für Unternehmen direkt von DATEV – eine Archivlösung. Erfahren Sie, was es damit auf sich hat und welche Möglichkeiten es noch gibt. Für alle Kanzleien haben wir gute News aus dem DATEV-Buchungs-Kosmos. DATEV Automatisierungsservice Rechnungen ist ein zubuchbares Tool, welches dank künstlicher Intelligenz, Entlastungsmöglichkeiten beim Digitalisieren von Belegen bietet. Zu guter Letzt gehen wir der Frage nach, was es mit der Offenlegung der Jahresabschlüsse beim Bundesanzeiger auf sich hat und wie Sie zu einem identifizierten Benutzerkonto der Offenlegungsplattform kommen.
Etwas Passendes für Sie dabei?
Dann wünschen wir Ihnen jetzt viel Spaß beim Lesen!
Genießen Sie den Sommer und vergessen Sie nicht Ihren Sonnenschutz ;) ,
Ihr conNect-Team
Themen:
Digitale Signatur
FP Sign im internationalen Einsatz und die wichtigsten Neuerungen
Wenn wir gefragt werden, wo der Vorteil für eine Kanzlei in der Nutzung von FP Sign steht, kann man das im Grunde mit drei wesentlichen Punkten benennen.
- Schnelligkeit: Wo der Postweg schnell mehrere Tage in Anspruch nimmt, lässt sich ein Dokument per FP Sign Plattform oder direkt aus dem DATEV DMS in Sekundenschnelle zum Unterzeichnen zur Verfügung stellen.
- Nachhaltigkeit: Mit einem elektronischen Signaturprozess sparen Kanzleien und Unternehmen nicht nur Papier, sondern verbessern auch ihren ökologischen Fußabdruck. Schließlich müssen die Dokumente nicht mehr per Post – oder gar per Luftpost – zum Unterzeichnen transportiert werden.
- Einsparpotenzial: Gerade für Power-User mit vielen Workflows bietet die Verwendung der digitalen Signatur deutliche Einsparpotenziale. Zum einen entfallen Material- und Portokosten für den Druck und Versand der Dokumente. Zum anderen spart der digitale Prozess den Kanzleien und Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.
Natürlich gibt es noch viele weitere Argumente und Anwendungsmöglichkeiten, die die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten sowie Unternehmen und Kunden innovativ voranbringen. Im Blogbeitrag gehen wir auf die wichtigsten Neuerungen aus dem ersten Halbjahr 2023 ein.
Wenn wir Sie neugierig gemacht haben, finden Sie mehr Details hierzu in unserem Blogbeitrag “FP Sign –DIGITALE UNTERSCHRIFT MADE IN GERMANY” oder nehmen Sie direkt Kontakt auf.
DATEV DMS classic
DATEV DMS classic ist nur noch bis 31.12.2023 nutzbar – Wir zeigen Ihnen Alternativen!
Unternehmen müssen sich eine alternative Lösung suchen, die im Idealfall die bisherigen Prozesse weiterhin unterstützt.
Die bestehenden Belege sollen weiterhin im Rechnungswesen verknüpft werden und bestehende Belege sollen weiterhin direkt im Rechnungswesen aufrufbar sein. Wenn bisher die Rechnungseingangsprüfung genutzt wurde, soll auch dieser Prozess so oder ähnlich weiter funktionieren.
Die von DATEV favorisierte Lösung ist ELO for DATEV. Hier können die typischen Prozesse, wie z.B. die Rechnungseingangsprüfung, abgebildet werden. Zudem enthält die Software eine standardisierte Lösung zur Übernahme der bestehenden Dokumente inkl. der Möglichkeit, diese mit Beleglink weiterhin im DATEV-Rechnungswesen anzeigen und buchen zu können.
Unternehmen Online bietet sich auch als Nachfolge-Lösung für die Buchhaltungsprozesse an, ist aber kein DMS und hat keine standardisierte Lösung zur Übernahme der bestehenden Belege – hier könnte “DATEV-DMS als Produktwechsel-Archiv” ergänzend zum Einsatz kommen.
Natürlich gibt es viele weitere DMS-Anbieter, die als Nachfolgeprodukt eingesetzt werden können. Alle von uns angebotenen DMS-Anbieter haben eine Schnittstelle zur DATEV und bieten somit die Möglichkeit, die Dokumente an das DATEVRechnungswesen zu übergeben. Ob und welche Einschränkungen Sie bei den alternativen DMS-Anbietern möglicherweise haben, muss im Einzelfall geprüft werden.
Die neue Alternative der DATEV
Für alle Unternehmen, die lediglich die bestehenden Dokumente weiterhin als Belege im DATEVRechnungswesen aufrufen möchten, gab es bisher keine einfache und kostengünstige Lösung.
Eine neue mögliche Alternative der DATEV wäre das DATEV DMS als Produktwechsel-Archiv. Bei dieser Alternative bedarf es aber eine vorherige Abstimmung der weiteren Nutzungsmöglichkeiten.
Lesen Sie in unserem Blogbeitrag “ACHTUNG: DATEV DMS classic ist für Unternehmen nur noch bis zum 31.12.2023 nutzbar!” mehr über die neue Alternative der DATEV, welche Einschränkungen es gibt und ob ein Umstieg auf Alternativsysteme doch sinnvoll sein könnte, um Ihre Produktivität weiter zu steigern.
DATEV Automatisierungsservice Rechnungen
KI im Rechnungswesen – Chance und viel Optimierungspotential
Das Thema KI ist in aller Munde und die Medien überschlagen sich. Dabei nutzen wir KI sogar schon länger und täglich, z.B. im Auto beim Routenplaner. Auch die DATEV ist auf diesem Gebiet nicht untätig und hat vor einiger Zeit für Kanzleien im Rechnungswesen den „DATEV Automatisierungsservice Rechnungen“ eingeführt. Hier werden bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen KI-basierte Buchungsvorschläge von digitalen Belegbildern erzeugt. Mit jedem neuen Buchungsvorlauf werden diese Vorschläge genauer und immer weitere Funktionen kommen hinzu.
Voraussetzungen:
- die Kanzlei bucht den Bestand in Kanzlei-Rechnungswesen
- die Kanzlei sendet den Bestand regelmäßig in das DATEV-Rechenzentrum
- der Bestand wird in DATEV Unternehmen online in der Bearbeitungsform „Standard“ geführt
- der SKR 03 oder SKR 04 wird angewandt
- in den Stammdaten ist „Nutzung der Offene Posten Buchhaltung“ aktiviert
Die Aktivierung des „DATEV Automatisierungsservice Rechnungen“ erfolgt je Mandant und ist monatlich kündbar.
Nach der Aktivierung muss eine Nacht vergehen und schon können Sie von den KI-unterstützten Buchungsvorschlägen profitieren. Mit jedem weiteren Monat verbessern sich die Vorschläge und auch ein automatisches Aufteilen nach Steuersätzen ist bei guten digitalen Belegbildern möglich.
Erste Erfahrungen bei unseren Kunden spiegelten uns ein positives Feedback wider.
Wenn Sie Fragen zum „DATEV Automatisierungsservice Rechnungen“ sprechen Sie uns an oder schauen Sie unter www.datev.de/asr
Bundesanzeiger
Offenlegung beim Bundesanzeiger – was passiert hier?
Jahresabschlüsse müssen neuerdings im Unternehmensregister veröffentlicht werden – genau genommen alle Jahresabschlüsse, deren Wirtschaftsjahr ab 1. Januar 2022 beginnt.
Neu dabei ist (und das ist die kleine Herausforderung dabei), dass sich jede übermittelnde Person auf der Publikationsplattform des Bundesanzeigers persönlich registrieren und identifizieren muss.
Der Offenlegungsassistent im DATEV Kanzlei-Rechnungswesen fragt dazu Vorname, Name und Identifikationskennzeichen der übermittelnden Person ab. Hier muss man auch explizit bestätigen, dass man tatsächlich seine eigenen Registrierungsdaten verwendet. Wie das im Offenlegungsassistenten der DATEV aussieht, sehen Sie hier.
Wie also erfolgen nun die Registrierung und Identifizierung?
Es gibt die Registrierung per „easyRegistry Nutzerkonto“ oder per „PP-Kundenkonto“
Weitere Hinweise hierzu finden Sie hier.
Für die einzelnen Schritte zur Registrierung und Identifizierung klicken Sie bitte weiterlesen
Die einzelnen Schritte
1. Schritt
Registrieren Sie Sich als Person auf der Publikationsplattform des Bundesanzeigers
Zum Abschluss der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, den Sie zur Bestätigung anklicken müssen.
2. Schritt
Jetzt können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem selbst gewählten Passwort auf der Publikationsplattform anmelden. Auf der rechten Seite oder unter „meine Daten“ -> Ansprechpartner finden Sie direkt den Einstieg in die Identifizierung.
Hier müssen Sie zunächst noch einmal Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Klicken Sie dazu auf das Briefumschlag-Symbol bei Ihrem Namen. Auch hier erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, den Sie aufrufen müssen.
3. Schritt
Jetzt können Sie in der Ansprechpartnerliste die Identifizierung starten. Klicken Sie dazu auf das Männchen-Symbol bei Ihrem Namen. Bei der Identifizierung können Sie verschiedene Identifizierungsverfahren benutzen. (Video-Ident (22€) oder Identifikation mit dem Personalausweis (12€))
Wenn Sie sich für die Identifikation per Personalausweis entscheiden, benötigen Sie ein RFID-fähiges Smartphone und die App „BANZ-ID“ oder „IDnow Ident“. Die Möglichkeit der Nutzung des Personalausweis-Kartenlesers, den Sie sich möglicherweise im Rahmen der beSt-Einrichtung zugelegt haben, ist nicht vorgesehen.
Im Rahmen der Identifizierung geben Sie die Rechnungsadresse und Zahlungsweise (Lastschrift, Kreditkarte oder Rechnung) an und bekommen am Ende eine Ident-ID angezeigt, mit der Sie die eigentliche Identifikation in der App anstoßen.
Erste Erfahrungen mit der BANZ-ID App waren etwas holprig. Häufig wurde der Personalausweis nicht zuverlässig erkannt. In diesen Fällen hat es mit der IDnow App aber geklappt.
Sollten Sie Sich für die Variante Video-Ident entscheiden, benötigen Sie einen Rechner mit Webcam und müssen den Anweisungen folgen. Auch hier brauchen Sie die Ident-ID.
4. Schritt
Wenn Sie sich erfolgreich identifiziert haben (zu sehen in der Ansprechpartner-Verwaltung), können Sie sich per Klick auf das Schlüssel-Symbol bei Ihrem Namen Ihr Identifikationskennzeichen via E-Mail zuschicken lassen. Dieses benötigen Sie dann für den DATEV Offenlegungsassistenten.
Tipp: In der Ansprechpartner-Verwaltung können Sie weitere Benutzer (z.B. Ihre Mitarbeiter) anlegen und diese zur Registrierung und Identifizierung einladen.
Wie immer stehen wir Ihnen unterstützend zur Verfügung und hoffen Ihnen mit dieser kleinen Anleitung eine Hilfe und die wesentlichsten Schritte an die Hand gegeben zu haben.
