Im folgenden Artikel sollen kurz und knapp die 10 wichtigsten Fragen zum Thema GoBD beantwortet werden. Was soll wann, wie, wo und von wem dokumentiert und archiviert werden? Generell gilt: alle Dokumente sind im Original aufzuheben, d.h. in der Form in der sie das Unternehmen erreichen. Der Ausdruck einer PDF Rechnung ist demnach kein Original, das gescannte Papierdokument hingegen schon, solange es den Bestimmungen der GoBD unterliegt.
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Sie umfasst die gesetzlichen Rahmenbedingungen zur IT-gestützten Buchführung.
Was regelt die GoBD?
Die GoBD regelt die rechtlich korrekte Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente in elektronischer Form.
Was gilt es bei der digitalen Belegarchivierung zu beachten?
Am Regelwerk hat sich im Vergleich zur herkömmlichen Pflege des Aktenordners nichts geändert. Nach wie folgt gilt:
Unveränderbarkeit
Dokumente und Daten müssen ab dem Zeitpunkt der Buchung so gespeichert sein, dass sie sich nachträglich nicht verändern lassen. Jegliche Änderungen müssen exakt dokumentiert und alle Versionen vollständig aufbewahrt werden.
Vollständigkeit & Nachvollziehbarkeit
Alle steuerrelevanten Informationen sind vollständig, sowie zeitlich und logisch geordnet aufzubewahren.
Verfügbarkeit
Dokumente und Daten müssen über den geforderten Zeitraum verfügbar sein. Das IT-System muss auf folgende drei Arten der Bereitstellung vorbereitet sein: Z1 – Betriebsprüfer zieht Informationen direkt aus dem System, Z2 – Mitarbeiter händigt Informationen aus, Z3 – Informationen werden auf einem maschinenlesbaren Datenträger ausgehändigt
Wie lang sind welche elektronischen Belege aufzubewahren?
Bilanzen, Belege, Vor- und Nebenrechnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind 6 Jahr aufzubewahren.
Achtung! Die Frist beginnt erst, wenn das betreffende Geschäftsjahr abgeschlossen ist. Vorläufige Steuerbescheide und laufende Steuerverfahren unterbrechen den Fristablauf.
Welche Dokumente sind digital archiviert allein nicht gültig?
Notariell beurkundete Verträge, Wertpapiere, Vollmachten, Dokumente (mit besonderer Heftung, Siegel, Prägestempel, Wasserzeichen oder persönlicher Beweissicherung)
Welche IT-Systeme sind betroffen?
Da die GoBD die Aufbewahrung aller steuerrelevanten Daten umfasst, sind neben der Finanzbuchhaltung auch alle weiteren IT-System eingeschlossen, die Steuerdaten verändern, verarbeiten, speichern oder übermitteln. Dazu gehören beispielsweise auch Kassen- und Zeiterfassungssysteme, elektronische Waagen oder der Zahlungsverkehr.
Wann hat eine Buchung zu erfolgen?
Die GoBD sieht eine zeitnahe Erfassung in 8-10 Tagen vor. Dies meint nicht die finale Buchung, jedoch eine Erfassung in Vorsystemen wie z.B. Warenwirtschaft. Die finale Buchung ist spätestens bis zum Ende des Folgemonats vorzunehmen und orientiert sich somit am Termin der Umsatzsteuervoranmeldung.
Wer ist von der GoBD betroffen?
Die GoBD gilt auch für nicht-Bilanzierer, wie Freiberuflicher und Kleingewerbetreibende. Sie tritt jedoch erst in Kraft, sobald digitale Archivlösungen oder betriebswirtschaftliche Anwendungen eingesetzt werden.
Was beinhaltet die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht für jeden Gewerbetreibenden. Diese beschreibt Ihr Unternehmen und die aus der Tätigkeit entstehenden steuerlich relevanten Prozesse. Verstehen Sie diese bitte wie eine Anleitung für dritte. Der Steuerprüfer versucht hierüber Ihr Unternehmen zu verstehen.
Auszug aus den Themen der Verfahrensdokumentation:
- Wie werden Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt?
- Welche IT-Systeme werden eingesetzt?
- Welche Sicherungsvorkehrungen werden getroffen?
- Wie gestaltet sich das Datensicherungskonzept?
- Werden interne Kontrollen durchgeführt?
- Welche Mitarbeiter und Externe besetzen welche Rollen und wer besitzt welche Zugriffsrechte?
- Wie wird digital archiviert (von Posteingang bis Belegvernichtung)?
- Werden Änderungen dokumentiert und alle Versionen aufbewahrt?
Was ist eine Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen?
Die Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen eine Zusatzinformation der Verfahrensdokumentation nach GoBD und regelt die Vernichtung von papierhaften Belegen im Austausch gegen ein digitales Abbild.
Was ist mit einem internen Kontrollsystem (IKS) gemeint?
Das interne Kontrollsystem (IKS) ist Teil der Verfahrensdokumentation und abhängig von der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie dem eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Themengebiete des internen Kontrollsystems (IKS) sind z.B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungsprotokolle, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen oder Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte bzw. unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.
Wer hilft mir als Unternehmen oder Steuerberater?
conNect steht Ihnen auch zu allen Themen rund um die GoBD zur Verfügung. Unsere Experten helfen Ihnen, einen Überblick zu bekommen, Handlungsbedarf aufzuzeigen und wenn Sie möchten auch bei der Umsetzung.
